○相生市戸籍電子計算機システムに係るデータ保護管理要綱
平成24年10月19日
訓令第60号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び相生市個人情報の保護に関する法律施行条例細則(令和5年規則第1号)に定めるもののほか、相生市の戸籍電子計算機システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの保護を図るとともに、厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(一部改正〔令和5年3月28日〕)
(1) 戸籍電子計算機システム 市民課に設置した戸籍専用コンピュータにより、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍電子計算機システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍電子計算機システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍電子計算機システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に努めなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍電子計算機システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍電子計算機システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍電子計算機システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍用端末機(以下「端末機」という。)の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課市民係長をもってこれに充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍電子計算機システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 端末機から出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等の使用を厳重に管理し、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
2 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
3 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍電子計算機システムから出力された帳票について、保管の必要がある場合は、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録し、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
2 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍電子計算機システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に戸籍データの入出力を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍電子計算機システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務の管理状況
(5) その他戸籍電子計算機システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍電子計算機システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、必要と認める取扱職員に対し、年1回以上の教育及び訓練を実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適正な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「保護会議」という。)を置く。
2 保護会議は、保護管理者が必要に応じて、開催するものとする。
3 保護会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 保護管理者は、必要と認めるときは、データ保護について知識を有する者又は前項に掲げる職員以外の職員の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。
5 保護会議の庶務は、市民課において処理する。
(委任)
第17条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成24年10月27日から施行する。
附則(令和5年3月28日)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍電子計算機システムに係る機器等の保管一覧
機器等名称 | 管理責任者 | 管理基準 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・施錠のできる保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバは施錠のできる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバは、保護管理者が任命した取扱職員が起動させる。 |
端末機 | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | 端末機は、保護管理者が任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況のリストを定期的に印字し、施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のできる保管庫 | バックアップ記録リストに定期的に記録し、施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍電子計算機システムのプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |