○相生市電子計算機管理運営要綱
平成2年12月1日
訓令第25号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、相生市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年条例第23号)及び相生市個人情報の保護に関する法律施行条例細則(令和5年規則第1号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、本市の基幹業務の電子計算機処理に係る管理運営について基本的事項を定めることにより、データの保護を図るとともに、行政の適正かつ効率的な運営を確保することを目的とする。
(全部改正〔平成17年3月16日〕、一部改正〔令和6年3月29日〕)
(1) 電子計算機 与えられた一連の処理手順に従い事務を自動的に処理する電子的機器及びその周辺機器で構成される集合体をいう。
(2) 電子計算組織 電子計算機を使用し、業務処理をオンラインで行う組織をいう。
(3) 個人情報 法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(4) データ 電子計算機処理に係る入出力帳票又は磁気テープ、磁気ディスクその他の媒体に記録されているものをいう。
(5) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラムリスト、コード表その他電子計算機処理に必要な仕様書類をいう。
(6) 業務所管課 電子計算機処理に係る業務を担当する課(室及び所を含む。以下同じ。)をいう。
(7) 委託業務所管課 業務所管課のうち、当該業務の全部又は一部を本市以外のもの(以下「外部」という。)に委託する課をいう。
(8) 基幹業務 市県民税事務、軽自動車税事務、固定資産税事務、住民基本台帳事務、外国人登録事務、印鑑登録事務、住民基本台帳ネットワーク事務、国民健康保険税事務、後期高齢者医療事務、福祉医療事務、国民年金・福祉年金事務、児童手当事務、下水道受益者負担金等事務、祝金支給事務、介護保険事務、予防接種事務、選挙事務、就学関係事務、住民情報検索事務、財務会計管理事務をいう。
(一部改正〔平成17年3月16日・20年4月21日・令和6年3月29日〕)
(データ保護管理者等)
第3条 データを的確に管理するため、データ保護管理者を置き、企画総務部長をもつてこれに充てる。
2 データ保護管理者の事務の一部を取扱わせるため、データ保護責任者を置き、企画広報課長をもつてこれに充てる。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日・25年12月20日〕)
(保護データの指定)
第4条 業務所管課の属する部(以下「業務所管部」という。)の長は、当該業務に係るデータが次のいずれかに該当し、又は該当するおそれがあると認めるときは、保護データ指定に関する協議書(様式第1号)により、データ保護管理者に協議を申出るものとする。
(1) 個人情報に関するデータ
(2) 法令の規定により守秘義務を課されているデータ
(3) 外部に知られることを適当としない法人等に関するデータ
(4) 外部に漏れた場合、行政の信頼性を著しく阻害するおそれのあるデータ
(5) 滅失し、又は損傷した場合、その復元が著しく困難となり、行政の円滑な執行を妨げるおそれのあるデータ
2 データ保護管理者は、前項の協議により当該データを保護すべきデータ(以下「保護データ」という。)として指定するものとする。
(入力帳票及び媒体の送付)
第5条 業務所管課の長は、データを記録している入力帳票及び媒体を電子計算機設置課の長に送付するときは、入力帳票等送付書(様式第3号)に所要事項を記入し、入力帳票及び媒体に添付して行うものとする。
(入出力帳票及び媒体の管理)
第6条 データ保護管理者は、データを記録している入力帳票及び媒体については入力帳票等送付書に、出力帳票及び媒体については出力帳票等受払簿(様式第4号)に、それぞれ所要事項を記入し、その処理経過を明らかにして受払いを行うものとする。
(一部改正〔平成17年3月16日〕)
第7条 削除
(平成17年3月16日)
(ドキュメントの管理)
第8条 データ保護責任者は、ドキュメントを、所定の場所に保管する等の措置を講じるものとする。
2 データ保護責任者は、ドキュメント管理台帳(様式第6号)に必要事項を記録するものとする。
(電子計算機のオペレーション)
第9条 電子計算機のオペレーションは、原則として処理スケジュール表に従つて行い、その実績を記録するものとする。
2 電子計算機のオペレーションは、電子計算機設置課の長の指示又は承認を受けた者が、原則として複数で行うものとする。
(端末機のオペレーション)
第10条 端末機の設置課に端末機管理責任者を置き、当該設置課の長をもつてこれに充てる。
2 端末機のオペレーションは、端末機管理責任者の指示又は承認を受けた者が行うものとする。
3 端末機のオペレーションに当たつては、パスワード等データ保護に必要な措置を講じるものとする。
(他の業務所管課のデータの利用)
第11条 業務所管課の長が、必要なデータを他の業務所管課の業務に係るデータから得ようとするときは、当該業務所管課の長の承認を得なければならない。この場合において、電子計算機により処理する個人情報に係るデータについては、法第69条の規定による。
(一部改正〔平成17年3月16日・令和6年3月29日〕)
(外部へのデータ提供)
第12条 データを外部に提供するときは、業務所管部の長は、あらかじめデータ保護管理者に協議しなければならない。
3 データ提供に関する覚書は、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) データの内容に関する事項
(2) データの使用目的に関する事項
(3) データの提供方法に関する事項
(4) データの秘密保持に関する事項
(5) データの目的外使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(6) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(7) 事故発生時における報告義務に関する事項
第13条 削除
(平成17年3月16日)
(電子計算機結合の禁止)
第14条 国、他の地方公共団体その他団体との通信回線による電子計算機結合を行おうとするときは、業務所管部の長は、データ保護管理者に協議しなければならない。
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(業務の委託に伴うデータ保護の協議)
第15条 電子計算機処理業務の全部又は一部について、外部委託により処理しようとするときは、委託業務所管課の属する部(以下「委託業務所管部」という。)の長は、当該委託に伴うデータ保護に関し、あらかじめデータ保護管理者に協議しなければならない。
3 第1項の協議をしようとするときは委託業務所管部の長は、あらかじめ委託先のデータの保護管理に関する体制等について、調査しなければならない。
(一部改正〔平成17年3月16日〕)
(電子計算組織の設置)
第17条 全庁的な電子計算機処理を促進するため、電子計算組織を企画広報課に設置する。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(電子計算組織の運用時間)
第18条 電子計算組織の運用時間は、原則として相生市職員の勤務時間等に関する条例施行規則(昭和32年規則第10号)第3条第1項に定める職員の勤務時間と同様とする。
3 企画広報課長は、電子計算組織の運用時間延長を承認したときは、電子計算組織運用時間延長承認通知書(様式第18号)により、業務所管課の長に通知しなければならない。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
第19条から第21条まで 削除
(平成17年3月16日)
(電子計算組織に係る処理の区分)
第22条 電子計算組織に係る処理の区分は、次の各号に定めるところによる。
(1) 新規処理 新たに電子計算組織に係る処理をしようとするもの
(2) 変更処理 ドキュメントの修正、変更によつて処理をしようとするもの
(3) 臨時処理 臨時に必要となつた処理で、プログラムの修正、変更が不必要なもの
(4) 一般処理 現に処理しているもの
(電子計算組織に係る処理の事務の分担)
第23条 企画広報課と業務所管課の電子計算組織に係る処理の事務の分担は、おおむね次のとおりとする。
(1) 企画広報課の事務
ア 電子計算組織に係る処理の企画調整及び推進
イ 電子計算組織に係る処理スケジュールの決定
ウ 電子計算組織の本体装置のオペレーション
エ 電子計算組織に係る処理システムのドキュメントの調整及び作成
オ 共通コードの設定
カ その他電子計算組織の運用に必要な事項
(2) 業務所管課の事務
ア 当該所管の電子計算組織に係る処理システムの仕様書(案)及びドキュメント(案)の作成
イ 入出力帳票の設計
ウ 入出力データの資料作成
エ 入出力データ、情報等の照合、読合せ等
オ 端末機設置の場合は、その運用及び当該所管の業務処理
カ 光学文字読取装置(OCR)による入力業務
2 処理業務において所掌の明瞭でないものがあるときは、企画広報課長と業務所管課の長が協議し、その所掌を決定する。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
2 前項の依頼書の提出期限は、おおむね次に定めるところによる。
(1) 新規処理 処理を開始する前年度の9月末日までとする。ただし、他課に関係するものについては、更に3月前までとする。
(2) 変更処理 前号と同様とする。
(3) 臨時処理 処理を開始する1月前までとする。
(4) 一般処理 現に処理しているものについては、1年間の処理予定を前年度の12月末までに、電子計算組織に係る処理年間計画表(様式第23号)により提出する。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(結果の通知)
第25条 企画広報課長は、提出された依頼書について、必要性を検討し、その結果を電子計算組織に係る処理依頼結果通知書(様式第24号)により、業務所管課の長に通知するものとする。
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(補則)
第26条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
(追加〔平成17年3月16日〕)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成2年12月1日から施行する。
(電子計算機処理事務委託に係るデータ保護取扱規程の廃止)
2 電子計算機処理事務委託に係るデータ保護取扱規程(昭和54年訓令第3号)は、廃止する。
附則(平成9年3月28日抄)
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成12年3月31日抄)
(施行期日)
第1条 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年6月13日)
この訓令は、平成14年6月13日から施行する。
附則(平成16年3月25日抄)
第1条 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月16日)
この訓令は、相生市個人情報保護条例の施行の日から施行する。ただし、第6条、第7条、第19条から21条の改正規定は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月21日)
この訓令は、平成20年4月21日から施行する。
附則(平成21年9月1日)
この訓令は、平成21年9月1日から施行する。
附則(平成21年12月18日)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年6月27日)
この訓令は、平成24年7月1日から施行する。
附則(平成25年12月20日)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(一部改正〔平成17年3月16日〕)
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(全部改正〔平成17年3月16日〕)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日〕、全部改正〔平成21年9月1日〕)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日〕、全部改正〔平成21年9月1日〕、一部改正〔平成21年12月18日・24年6月27日〕)
様式第19号 削除
(平成14年6月13日)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
(一部改正〔平成9年3月28日・12年3月31日・16年3月25日・21年12月18日・24年6月27日〕)
