2　来訪者に対して直ちに解決することが困難である事項は、直ちに上司の指示を受けて処理しなければならない。

3　出張を命じられたとき又は休暇、欠勤その他の事故により執務ができない場合で担当事務につき急速に処理を要する案件があるときは、上司に報告し、上司の指示を受けて、他の職員に引き継ぐなど、事務処理に遅滞のないように処置しなければならない。

4　市に属しない事務は、市長の許可を受けなければ庁内で執ることができない。

2　文書、簿冊及び物品は丁寧に取り扱い、机上その他に散乱してはならない。

3　文書、簿冊、物品及び鍵その他特に宿直者の保管に託する必要があるものは、封印その他必要な手続きを施して託さなければならない。

2　総務課長は、市における文書事務について、常に必要な調査を行い、適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2　文書管理者は、次に掲げる事務を行う。

2　文書取扱主任は、次に掲げる事務を行う。

2　料金の未納又は不足の文書、物品等は、官公庁から発送したもの及びその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

3　ファクシミリに着信した電磁的記録又は電子計算機により受信した電子メールの内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、収受の処理を行うものとする。

2　前項において配付された文書は、主務課において、文書整理簿(様式第3号)により整理を要するもの(以下「一般文書」という。)と整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)に分類し、一般文書は、文書整理簿に必要事項を記入するものとする。

3　第1項の規定により配付するもので2課以上に関連する文書等は、その関係の最も強い課に配付しなければならない。ただし、その主管につき、各課において意見を異にするときは、総務課長が上司の指揮を受けて主務課を決定する。

4　配付を受けた文書等で、その主管に属さないと認めたものがあるときは、総務課長に返付し各課相互に転送してはならない。

5　官報は、その内容を総務課において確認し、必要に応じ、関係課に回付するものとする。

2　通貨及び証券は、主務課長において、速やかに会計管理者に保管を託さなければならない。

3　配付された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立つて関係課に合議しなければならない。

4　重要又は異例の文書については、その処理に先立つて上司の指示を受けなければならない。

5　各課長は、一般文書について、直ちに文書を閲覧し、文書整理簿に受領印を押印の上、係長を経て担当者に指示しなければならない。

6　担当者は、係長から文書の送付を受けたときは、直ちに文書を審査し、第1項及び第3項の規定により処理しなければならない。なお、起案を要しない文書で上司の供覧を必要とする文書は、供覧しなければならない。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、文意は平明簡易、字面は明白にしなければならない。

2　同一事件に属する往復文書は、特に認められたものを除くほか完結するまで同一番号を用い、その回数に従い原号の次に「の2、の3」等の支号をつけなければならない。

2　発送文書中特に発送の日付を指定しようとするものについては、起案用紙にその旨を明記しなければならない。

2　他の部に合議を要する起案書は、副市長の決裁を受けるに先立つて、関係部に合議しなければならない。

3　合議を受けた関係部において、異議があるときは、速やかに起案部と協議し、協議が整つたときは、起案部において訂正又は再起案をし、協議が整わないときは、異議のある部において、異議の要旨を起案書の所定の欄に記入し、主管部に返付しなければならない。

4　合議は主管部と協議が調整された上でなければ起案書を他に回付してはならない。ただし、協議が調整されずして、特に上司の裁決を求める必要がある場合はこの限りでない。

5　起案書の字句を訂正する場合においては、複線で訂正し訂正者は、訂正箇所に認印を押さなければならない。なお、重要な事項を訂正するときは、右欄外に、「何字訂正」「何字削除」「何字加入」と記入し、認印を押さなければならない。

6　緊急を要する事件にして通常の手続きをするいとまのないときは、上司の指揮を受け適宜処理することができる。ただし、施行後において正規の手続きをしなければならない。

7　経由文書には、右側下部余白に経由印(様式第9号)を押し重要なものは、控書を保存し、指令書が到達したときは、その全文の写を添付して置かなければならない。

8　一事件の関係書類は、その完結に至るまで順次続けて決裁を受けなければならない。

9　機密を要する起案書は、その内容が漏れないように取り扱わなければならない。

10　起案者は、決裁が終わつたときは、直ちに決裁年月日を所定の欄に記入しなければならない。

2　浄書した文書は、主管課において決裁済みの文書と厳密に照合しなければならない。

2　文書、物品等は、別に定めるものを除くほか、全て市長名、副市長、部長若しくは課長名又は市役所名をもつて発送しなければならない。

3　文書、物品等は全て総務課総務係において発送する。この場合添付すべき現金、証券、物品等があるときは、主務課において包装その他必要な措置をして添付しなければならない。

4　発送文書には名義に相当する公印を押さなければならない。ただし、権利の消長に関係を有しない印刷した文書には省略することができる。

5　許可、認可、承認、証明その他重要な文書には、その上部と原議とに契印し、紙数2枚以上にわたるときは、そのつづり目に割印しなければならない。

6　許可、認可、承認、証明その他重要な文書の文字の訂正、加入又は削除したときは、その字数を右欄外に記載し、名義に相当する公印を押さなければならない。

7　文書を発送したときは、主管課において文書整理簿に発送月日を記入し、処理経過を明確にしなければならない。

8　総務課総務係において文書及び物件を発送する場合は、原則として料金後納の方法によるものとし、料金後納郵便差出票(様式第10号)に必要な事項を記入した上、発送しなければならない。ただし、これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用することができる。この場合においては、相生市財務規則(昭和39年規則第29号)に規定する郵便切手受払簿に必要な事項を記入し、発送しなければならない。

9　次に掲げる要件を備える施行文書については、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。

2　条例、規則、訓令及び告示を行うときは、総務課に備付けの令達登録簿(様式第12号)に登録し、暦年により番号を付さなければならない。

3　訓、達及び指令を行うときは、各課に備付けの訓、達、指令登録簿(様式第13号)に登録し、会計年度により番号を付さなければならない。

2　文書は、案件ごとに区分を行い、1件つづりとして毎件施行月日の順に整理し、格納しなければならない。

3　事件が2会計年度又は2年以上にわたるものは、完結の年度又は年に属するまで格納しなければならない。

4　事件が数項目に関係のあるものは、最も関係の強い類目に格納しなければならない。

5　資料、図書、書籍等で文書とともに編集できないものは、適宜紙袋等に入れて整理しなければならない。

2　図面、雛形の類にして、本書と紙幅等を異にし、これにつづり込み難いものは別冊とし、本書及び別冊にそれぞれその旨並びに双方の収蔵場所を記入し、別冊の表紙には、本書のつづり名を記入した下に「別冊」と記入しておかなければならない。

3　1事件が多数の文書にわたるものは、当初に終結の文書を置き、順次日付順に編てつしなければならない。

4　他のつづりに関連する文書は、その関係が最も強いつづりに編てつし、他のつづりには謄本を編てつするか、又は要旨を記入しておかなければならない。

5　編てつする文書は、厚さ約10センチメートルを限度として装本し、つづり名、保存年限等を記載した表紙(様式第14号)を付さなければならない。ただし、保存年限10年以下のものは、仮つづりにすることができる。

6　装本することのできないものは、他の適当な方法を用い、その見易い箇所に前項に規定する表紙の記載事項を記載しておかなければならない。

7　編てつする文書には、文書索引表(様式第15号)を付さなければならない。ただし、歳入歳出及び出納に関する文書その他将来検出上必要のないものは省略することができる。

8　文書の編てつは、各課において前各項により行うものとする。

2　文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年による文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

3　定期刊行物は、その年の最終版をもつて処理完結したものとみなす。

4　定期刊行物は、発行順又は年次順に収蔵しなければならない。

5　保存文書は、文書保存台帳(様式第16号)に必要事項を記入するとともに各課ごとに保存年限別に番号を付し、番号順に収蔵しなければならない。

6　永久保存文書は、全部を通じて年度ごとに番号を付し、その番号順に収蔵しなければならない。

7　書棚の見易い箇所に、当該課名及び保存年限を表示しておかなければならない。

2　廃棄文書であって、他に内容を漏らすことによって支障を生ずると認められるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、裁断、焼却等の適切な処置をとらなければならない。

1　この規則は、公布の日から施行し、昭和37年1月1日から適用する。

2　相生市役所処務規則(昭和30年規則第290号)は、この規則公布の日から廃止する。

3　この規則施行の際、旧相生市役所処務規則を準用してなされた事務処理に関しては、この規則の規定によつて行われたものとみなす。

この規則は、昭和39年1月1日から施行する。

この規則は、昭和40年11月1日から施行する。

1　この規則は、昭和41年4月1日から施行する。

2　この規則施行の際、現に使用中の様式については、この規則により調製したものとみなす。

この規則は、公布の日から施行する。

1　この規則は、公布の日から施行する。

2　この規則施行の際、現に使用中の様式については、この規則により調製したものとみなす。

1　この規則は、公布の日から施行する。

1　この規則は、公布の日から施行する。

2　昭和45年5月1日からこの規則施行の日までの間に、改正前の規則に基づき処理された事項は、この規則により処理されたものとみなす。

1　この規則は、公布の日から施行する。

2　この規則により改正された様式のうち、この規則施行の際、現に使用中の様式については、なお当分の間、使用することができる。

3　この規則施行の際、現に主幹、主査又は主任の職にあるもののうち、技術吏員であるものについては、別段辞令の発せられない限り、それぞれ技術主幹、技術主査又は技術主任を命ぜられたものとみなす。

1　この規則は、昭和49年5月1日から施行する。

1　この規則は、公布の日から施行する。

3　この規則により改正された様式のうち、この規則施行の際、現に使用中の様式については、なお、当分の間使用することができる。

この規則は、公布の日から施行する。

1　この規則は、昭和59年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成3年4月1日から施行する。

1　この規則は、平成6年1月1日から施行する。ただし、文書整理簿及び起案用紙に係る改正規定は、平成6年4月1日から施行する。

2　平成6年1月1日から同年3月31日までの間の文書で、会計年度により一連番号を付す文書の整理番号は、この規則による改正後の相生市役所処務規則第12条の3の規定にかかわらず、平成5年からの一連番号とする。

この規則は、平成10年4月1日から施行する。

1　この規則は、平成18年1月1日から施行する。

1　この規則は、平成18年7月1日から施行する。

2　この規則により改正された様式のうち、この規則施行の際、現に使用中の様式については、なお当分の間使用することができる。

1　この規則は、平成19年4月1日から施行する。

2　この規則により改正された様式のうち、この規則施行の際、現に使用中の様式については、なお当分の間使用することができる。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。